Негізгі мәселені (тақырыпты) тұжырымдау. Бұл көптеген адамдар үшін маңызды болуы керек. Көбінесе ашық хаттар денсаулық сақтау, білім беру, коммуналдық қызметтер және т.б алғыс айту барысында жазылады

Хаттың адресатын анықтаңыз, яғни даулы немесе алғыс айту мәселе бойынша ақпарат бергіңіз келетін ресми, мемлекеттік қызметкерді таңдайсыз.

Хаттың құрылымы туралы ойланыңыз. Егер сіз ұжымдық үндеу жазып жатсаңыз, әр автордың пікірін ескеріңіз. Ашық хатпен қандай мақсатқа қол жеткізгіңіз келетінін, кінәсіз екеніңізді дәлелдеу үшін қандай фактілер келтіру керек, қандай шешімдер көріп отырғаныңызды және ұсына алатындығыңызды талқылаңыз.

Хатыңызды жазыңыз. Талаптарыңызды орынды, ал ойлар мен фактілерді дәйекті түрде келтіріңіз. Ашық хатты қабылдауға итермелеген жағдайды сипаттаудан бастаңыз. Жалпылауды қажет ететіндіктен, жалпы ерекшеліктерді көрсете отырып, нақты фактілерді байланыстырыңыз.

Хат жобаңызды қайта оқып шығыңыз. Дұрыс емес және өрескел мәлімдемелерді алып тастап, қателіктерді түзету керексіз. Хатта аталған барлық адамдардың лауазымдарын, тектерін, аттарын және әкесінің атын міндетті түрде көрсетіңіз.

Хатты теріңіз немесе оқылатын қолмен жазыңыз. Ақ түсті A4 қағазды қолданыңыз. Қағаздың тек бір жағына, шеттерін қадағалай отырып жазыңыз. Егер сіз хатты электронды пошта арқылы жіберуді жоспарласаңыз, оны кез-келген компьютерде оқылатын мәтін түрінде сақтаңыз.

Авторлар хаттың соңғы бетіне жеке өзі қол қоюы керек. Анонимді хабарламалар сенімді емес және оларды қарастыруға қабылдауға болмайды. Ашық хаттың электрондық нұсқасына сканерленген қолтаңбасы бар файлды қоса аласыз.